Press for EnglishKLik voor Nederlands
LUFC Logo
LUFC LabConsultants
LIMS Selectie Support & Training

LIMS Selectie

Wat noodzakelijk is voor het succesvol volbrengen van een

Laboratorium Informatie Management (LIMS-ELN-..)

Software Selectie Project

Voorbereiding is de Sleutel tot Succes!

"LIMS" Selectie Aanpak

Het doel van een Laboratorium Informatie Management Software ("LIMS"= LIMS and/or ELN and/or LES-... ) selectie is om de beste fit te vinden tussen uw "LIMS" gebruikerseisen en -wensen en de selectiecriteria, met de door de leveranciers geboden software-functionaliteit en implementatie aanpak en bijbehorende service, support en inzet/gedrevenheid. The selectie criteria zijn gebaseerd op een combinatie van gebruikerseisen en -wensen, beschikbaar budget- en implementatie randvoorwaarden. Het eindresultaat van het software selectietraject is sterk gerelateerd aan de kwaliteit van de selectiecriteria.

De kwaliteit en hoeveelheid van het werk dat tijdens de voorbereidingsfase wordt verzet is de sleutel tot het succes van het gehele project en direct evenredig met de kwaliteit van het eindresultaat voor de gebruikers.

LUFC heeft vanaf het begin van zijn bestaan een resultaatgerichte aanpak gebruikt bij al onze software selectie projecten. Leidende factoren tijdens beslismomenten in het selectietraject zijn de kwaliteit en flexibiliteit van de "LIMS" functionaliteit gecombineerd met de kwaliteit en toewijding van de implementatieondersteuning en support van de leveranciers. LUFC's gestructureerde en leverancier-onafhankelijke selectie aanpak hebben geresulteerd in bijna 50 succesvol afgeronde "LIMS" selecties, welke daarna vrijwel allemaal hebben geleid tot succesvolle implementaties.

LUFC's software-selectie aanpak is gebaseerd op 3 hoofdonderdelen:

  • "To-Be" laboratorium proces flow & rol van nieuwe "LIMS"
  • "LIMS" eisen en wensen => URS
  • Leverancier & software selectie (meerstaps procedure)

 

Klik de gele knop hieronder om een gratis eerste adviesgesprek aan te vragen om uw project te bespreken.

Het is essentieel om de juiste LIMS-selectie doelen te raken

Laboratorium Proces Flow & LIMS (LabInfoScan)

Voor het definiëren van de selectiecriteria hebben we de gebruikerseisen en -wensen nodig. Deze gebruikerseisen en -wensen moeten gebaseerd zijn op de rol die het nieuwe "LIMS" gaat hebben bij het ondersteunen van de laboratoriumprocessen.

Het is dus nu de tijd om de (toekomstige) laboratorium-processen vast te leggen en eventueel te optimaliseren. Op basis van de geoptimaliseerde ("To-Be") processen gaan we de rol van het (nieuwe) "LIMS" bepalen. De laboratoriumprocessen en de toekomstige rol van het "LIMS" zijn de basis voor het verzamelen en vastleggen van de gebruikerseisen en -wensen. Onze ervaring is dat veel van onze klanten dit erg moeilijk vinden.
Een externe laboratorium/LIMS expert, die dit dagdagelijks doet en een "out-of-the-box" benadering heeft, kan daarbij zeer behulpzaam zijn en veel tijd besparen.

.... Ga met uw muis (of vinger) over het plaatje om het geoptimaliseerde proces te zien....

Papier-gebaseerd werkproces Papierloos werkproces

LUFC LabConsultants past vaak zijn LabInfoScan methode toe om het lab te helpen processen vast te stellen en te optimaliseren en een optimale centrale rol van een nieuw "LIMS" voor te stellen. Rechts vindt u een voorbeeld van een "papier-gebaseerd" proces en een geoptimaliseerde "papierloos" labproces met een centrale rol voor een "LIMS".

Eisen en Wensen (URS)

In de voorgaande stap hebben we de geoptimaliseerde labprocessen vastgelegd en bepaald hoe het nieuwe "LIMS" deze processen moet gaan ondersteunen. Dit kunnen we nu gebruiken als startpunt voor het verzamelen en documenteren van de functionele eisen en wensen voor het nieuwe "LIMS". Dit kan op verschillende manieren worden uitgevoerd, bijvoorbeeld doordat LUFC LabConsultants een of meerdere brainstorm sessies met toekomstige gebruikers, wellicht voorafgegaan door een aantal 1-op-1 interviews, afneemt.

URS Brainstorm Sessie

Het resultaat uit bovenstaande actie, een set aan "ruwe" brainstorm eisen en wensen, worden door LUFC geordend, aangevuld en vertaald in bruikbare functionele software requirements, technische requirements en leverancier requirements. Deze requirements worden vervolgens vastgelegd in een format dat geschikt is als een van de selectiecriteria, om tijdens de selectie de leveranciers uit te vragen en de software te beoordelen.

Onze ervaring en observaties van bijna 50 "LIMS" selectietrajecten laten zien dat maar weinig laboratoria medewerkers in dienst hebben met de juiste ervaring en expertise om deze fase zelfstandig tot een goed eind te brengen. LUFC biedt daarom voor deze belangrijke fase van het traject directe en indirecte support en training en uiteraard veel praktische ondersteuning.

Klik de gele knop om URS support en training te vragen!

Leverancier & Software Selectie

 

Nu dat we in deze fase van het project zijn, hebben we de laboratoriumprocessen vastgelegd die door het nieuwe "LIMS" moeten worden ondersteund. De rol van het nieuwe "LIMS" wordt inmiddels ook duidelijk en we hebben ook al een goed idee over welke software typen (LIMS, ELN, LES, SDMS) mogelijk noodzakelijk zijn om de eisen en wensen afdoende te kunnen invullen. We hebben daarnaast ook vastgelegd welke eisen we stellen aan de leverancier, bijvoorbeeld op het gebied van service en support, zowel tijdens als na de implementatie. Nu moeten we de leverancier kiezen die de beste fit heeft met alle eisen en wensen, condities en randvoorwaarden die zijn opgesteld door het projectteam.

We moeten een leverancier/software selectie procedure opstellen die ervoor zorgt dat de beste keuze kan worden gemaakt, gebaseerd op inhoudelijke gronden, waarbij er geen sprake is van bevoordeling en beïnvloeding door niet relevante marketing- en commerciële communicatie door de leveranciers. Het is cruciaal dat het selectie projectteam de leiding over het proces heeft en blijft houden. Het projectteam drijft het selectieproject en niet de leverancier(s).

LUFC LabConsultants heeft veel ervaring met het op maat maken en managen van een leverancier/software selectie procedure teneinde het optimale resultaat te behalen voor het laboratorium. De keuze wordt bepaald door de juiste inhoudelijke criteria en niet doordat een leverancier zijn software en dienstverlening het beste verkoopt.

LUFC kan zijn meerstaps software selectie procedure aanpassen aan uw specifieke situatie en wensen. Dit houdt in dat bepaalde stappen kunnen worden toegevoegd of weggelaten, met als voorwaarde dat de kwaliteit gegarandeerd blijft.
De meest gangbare stappen tijdens de selectiefase zijn:

  • Vastleggen RFP/RFI, leverancier/software selectie procedure & selectie criteria
  • Deel RFI/RFP met "longlist" leveranciers en beoordeel de respons
  • Bepaal de "shortlist" o.b.v. de respons en beoordeling
  • Leverancier demonstraties o.b.v. casus(sen) op maat
  • Beoordeling demo's o.b.v. selectiecriteria en marktkennis
  • Vaststellen top-2 leveranciers
  • Additionele stappen, zoals referentiebezoeken, detaillering, etc.
  • Beoordeling finale offertes en contracten
  • Optioneel: Gap analyse, "blueprint" "proof of concept"/"pilot" etc.

Klik de gele knop om een gratis eerste adviesgesprek aan te vragen om onze bijdrage tijdens de "LIMS" selectie te bespreken.

LIMS Selectie - Beste Fit
KWR

"LUFC LabConsultants (Louis Uunk) is van grote waarde geweest bij de selectie van ons LIMS/ELN. Zijn hulp, kennis en ervaring op dit gebied hebben er aan bijgedragen dat we een goed beeld hebben gekregen van wat we in ons kennisinstituut en laboratorium voor wensen en eisen stellen aan een LIMS. Hij heeft er ook zorg voor gedragen dat wij voldoende kritisch naar onze processen en procedures hebben gekeken en heeft dit vervolgens vastgelegd in een URS. Tot slot heeft Louis bij de selectie van een LIMS-leverancier, zonder dat hij zijn voorkeur liet blijken, maar wel wijzend op de verschillen en wat dit betekent, ons uitstekend begeleid. Ik raad iedereen aan die een nieuw LIMS wil implementeren en hier zelf nauwelijks ervaring mee heeft, om Louis te benaderen."


Ronald Italiaander

Laboratorium Manager Microbiologie
KWR Water Research Instituut

WLN

"WLN heeft LUFC LabConsultants (Louis Uunk) in de arm genomen in haar traject teneinde te komen tot een keuze van een nieuw LIMS. De vraag hierbij was welk systeem in de markt het beste past bij de eisen en wensen van WLN en of dit LIMS het huidige LIMS adequaat kan vervangen. Het gehele traject is uitstekend door Louis begeleid waarbij vooral de LabInfoScan en het opstellen van de URS specificaties waardevolle aanvullingen in het traject zijn geweest. Daarnaast is zijn kennis van de markt waardevol gebleken bij de evaluaties van de door de leveranciers ingeleverde URS respons en de door hen verzorgde demo's. Daarmee is WLN in staat geweest een gefundeerde keuze te maken in het LIMS traject."


Jan van der Kooi

Laboratorium Manager
WLN